Тайм-менеджмент: 12 способов управлять своим временем

Что важно запомнить

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше становится качество работы и жизни в целом. А в условиях цифровизации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Помните пять простых правил:

1. Начните с создания списка всех своих дел. Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать. Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.

2. Расставляйте приоритеты. Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить, что требует вашего внимания прямо сейчас.

3. Планируйте время. Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов. Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше.

4. Фиксируйте результаты. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты. Не забывайте ставить статусы в своем списке дел, а также держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи. Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать. 

5. Анализируйте и пробуйте новые подходы. Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Постарайтесь их отслеживать, чтобы видеть, над чем нужно работать. А в конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. И обязательно похвалите себя. Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать и поощрять самого себя.

Помните, что:

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование списков и приоритизацию задач, есть методики, помогающие отслеживать их выполнение. И только малая часть — некая комбинация всех принципов. Именно в создании методики, комбинированной из числа лучших практик, и кроется успешный результат. 

Пробуйте каждый из 12 инструментов в работе и сформируйте для себя свой тулбокс, который поможет справляться с любыми задачами в срок или даже раньше! 

Итак, начав составлять списки, определять приоритет рабочих задач, планировать время и отслеживать выполнения дел, вы сможете действовать на опережение. Это позволит вам повысить продуктивность, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем.