Информатика

Тема: Технологии поиска и хранения информации

Урок: Приложения для создания баз данных. Основные понятия

1. Знакомство с Microsoft Access

В пакет программ Microsoft Office входит программа Microsoft Access (рис. 1). Это средство для создания баз данных, для хранения, обработки и быстрого доступа к нужной информации.

Само название access, если мы заглянем в электронный словарь, означает доступ. Кстати говоря, электронный словарь также является базой данных, созданной для учебных целей.

Рис. 1

Работая с различными приложениями Microsoft Office, мы приобрели определенные навыки редактирования, вставки объектов, форматирования документов. Все эти навыки пригодятся нам и для работы с Microsoft Access. Особенно те навыки и знания, которые мы приобрели при работе с программой Microsoft Excel. В частности, работа с таблицами, выбор формата данных.

2. Создание базы данных в MS Access, настройка ее параметров

Создавать базу данных можно на основе тех шаблонов, которые предлагаются в самой программе (рис. 2), либо на основе шаблонов, которые есть на сайте разработчиков (рис. 3).

Рис. 2

Рис. 3

3. Информационные системы, их назначение и сферы применения

Возможно, среди предлагаемых шаблонов не окажется ни одного, который полностью соответствует поставленной вами задаче. Но, тем не менее, попробовать создать базу данных на основе шаблона очень полезно для того, чтобы познакомиться со структурой базы данных, с основными элементами базы и их назначением. Давайте попробуем сделать это.

Для того чтобы создать базу данных, после запуска программы Microsoft Access достаточно щелкнуть на кнопку Office и выбрать команду «Создать» (рис. 4).

Нам тут же будет предложено имя по умолчанию, можно открыть каталог и выбрать, куда именно будет сохранена база данных, после чего нажать на кнопку Создать.

Рис. 4

Но можно поступить и по-другому, можно использовать для создания базы шаблоны. В группе категории шаблонов выберем локальные шаблоны (рис. 5). Мы увидим список доступных нам локальных шаблонов. Из этого списка нужно выбрать ту задачу, которая ближе всего к той задаче, которая стоит перед нами. Выберем, например, шаблон Учащиеся (рис. 6). Нам будет предложено имя базы данных по умолчанию, мы можем выбрать каталог, куда сохранить базу, и щелкнуть Создать.

 

Рис. 5

Рис. 6

Итак, база данных создана, но пока она не содержит никакой информации, а только готовые шаблоны различных элементов базы. Поскольку база данных может содержать активные элементы, щелкнем Параметры->Включить активное содержимое, которое в дальнейшем может быть в базу включено.

4. Основные объекты созданной нами в MS Access базы данных

Для того чтобы увидеть все элементы созданной базы, щелкнем в области переходов (рис. 7),  и мы можем отобразить все типы объектов, которые есть в нашей базе (рис. 8). Есть таблицы, есть запросы, есть формы и отчеты.

Данные можно вводить либо в таблицы, либо в соответствующие таблицам формы.

 

Рис. 7

Рис. 8

Если мы рассмотрим окно программы Microsoft Access (рис. 9), мы увидим много известных нам уже элементов интерфейса. Это и кнопка Office, и панель быстрого доступа, и вкладки на ней, но появилось нечто новое, новый элемент – область переходов (№5 на рис. 9). Именно в этой области мы видим все элементы базы данных, такие как таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы.

Рис. 9

О том, что представляет собой каждый этот элемент, можно узнать из справочной системы приложения. На следующих уроках мы узнаем о способах создания этих элементов и об их назначении.

Следует отметить, что все объекты базы можно хранить в одном файле с расширением .accsdb (рис. 10).

Рис. 10

5. Работа с таблицами, настройки таблиц и типы данных ее полей

Основной элемент базы данных – это таблица. В ней хранится информация об описываемых в базе данных объектах. Таблица состоит из строк записей и столбцов, которые называются полями.

В таблице описываются однотипные данные, т. е. данные, имеющие общие характеристики. Проектирование базы данных как раз и начинается с выбора описываемых объектов и выделения общих для них характеристик. Названия этих характеристик как раз и будут служить названиями столбцов, т. е. полей.

Пусть мы хотим создать базу данных музея картин Санкт-Петербурга. Вся необходимая нам информация есть у нас в текстовом документе, также есть набор иллюстраций. Эти материалы и послужат основой для создаваемой базы данных.

Итак, описываемыми объектами являются музеи, какие же можно выделить общие характеристики? У каждого музея есть название, есть адрес, фотографии здания музея, краткое описание музея, часы работы, адрес сайта, стоимость входного билета и т. д. Вот эти названия как раз и будут служить названиями полей.

Посмотрим, как создать таблицу и внести в нее эти данные. Основным элементом базы данных является таблица, куда записывается информация об описываемых объектах (рис. 11). Она состоит из столбцов полей, в которых отображаются названия характеристик объектов и строк записей, в которых мы записываем значения этих самых полей для каждой записи.

Рис. 11

Для того чтобы создать новую таблицу, достаточно нажать на кнопку Создание (рис. 11) и выбрать Таблица. Можно ввести названия поля (рис. 12), ввести значение этого поля, и мы тут же видим, что тут же появляется новый столбец (новое поле) и новая строка (новая запись) для следующей порции данных (рис. 13). Как только мы закончим вводить данные в таблицу, мы ее закрываем, и далее нам предлагается диалоговое окно сохранения (рис. 14) – мы нажимаем Сохранить и далее вводим название этой таблицы. 

Рис. 12

Рис. 13

Рис. 14

В электронной таблице можно вводить данные разных форматов:

Текстовых

Числовых

Но все данные одного поля должны иметь общий формат, определить формат можно в режиме конструктора таблиц для того, чтобы он соответствовал формату вводимых данных. Давайте посмотрим, как это сделать.

Иногда при попытке ввести данные в ячейку мы сталкиваемся с невозможностью это сделать, например, мы скопировали в буфер обмена краткое описание музея. Щелкнем ПКМ на ячейке, куда мы хотим ввести эту информацию, выберем из контекстного меню команду вставить, но вместо того, чтобы получить результат, мы увидим сообщение «Слишком длинный текст для изменения» (рис.15).

Появление такого сообщения может быть связано с тем, что тип данных не соответствует типу поля. Изменить тип поля можно, перейдя в режим конструктора, выбрав соответствующую кнопку в строке состояния (рис. 16), либо щелкнув ПКМ на вкладке, после чего выбрать режим Конструктор (рис. 16), либо щелкнув в области перехода на название нашей таблицы (рис. 17).

Рис. 15

Рис. 16

Рис. 17

В режиме конструктора мы можем выбрать тип каждого поля. Щелкнем в ячейке, в которой обозначается тип данных, и выберем из контекстного меню требуемый тип данных (рис. 18). В данном случае – это MEMO. Закроем режим конструктора, сохраним изменения и попробуем еще раз ввести данные из буфера. Теперь у нас все получилось (рис. 19), потому что тип данных соответствует типу поля.

Рис. 18

Рис. 19

6. Заключение

Список литературы

1. Угринович Н.Д. Информатика-9. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012.
2. Гейн А.Г., Юнерман Н.А. Информатика-9. – М.: Просвещение, 2012.
3. Соловьёва Л.Ф. Информатика и ИКТ. Учебник для 9 класса. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007.

 

Дополнительные рекомендованные ссылки на ресурсы сети Интернет

1. Знакомство с Access 2007 (Источник).
2. Taurion.ru (Источник).
3. D-immf.ru (Источник).

 

Домашнее задание

1. Каким способом можно использовать шаблоны баз данных, находящиеся на сайте Microsoft?
2. Какое расширение имеют файлы с базами данных MS Access?
3. Какие типы данных существуют в MS Access?
4. Какой новый элемент управления появляется в MS Access, который отсутствует в MS Word и MS Excel?